Машиночитаемые доверенности: меньше ошибок, больше удобства
За прошедшие восемь месяце 2025 года нотариусы удостоверили 26 тыс. машиночитаемых доверенностей (МЧД). Это почти вдвое больше, чем за аналогичный период прошлого года. Главная цель таких документов — сделать электронный документооборот более эффективным и защищенным. Рассказываем, где используются МЧД, как они работают и каких рисков помогают избежать.
В этом году нотариальные МЧД по-прежнему больше всего востребованы в Москве: здесь удостоверено около половины от всех подобных доверенностей. В топ-5 также Санкт-Петербург, Иркутская и Свердловская области, Татарстан. Кроме того, в числе лидеров Нижегородская и Воронежская области, Краснодарский и Красноярский край, а также Новосибирская область.
Полномочия в МЧД указываются в виде кода, поэтому информационная система может обрабатывать документ без помощи человека. Участники таких документов и полномочия поверенного определяются автоматически. Обработка данных ускоряется, а вероятность ошибок и использования доверенностей в неправомерных целях — снижается. Также МЧД предотвращают риски того, что нотариальные доверенности — там, где они должны использоваться по закону, будут подменяться «обычными». Минимизируются и риски фальсификации документов.
Если использовать кодированные полномочия по каким-то причинам невозможно, нотариусы оформляют МЧД с текстовыми полномочиями. Такую доверенность человек обрабатывает вручную.
Где используют
Машиночитаемые доверенности подлежат обязательному нотариальному удостоверению в тех же случаях, что и традиционные. Например, когда в них указываются полномочия подавать заявления о государственной регистрации прав и сделок. Так, за машиночитаемыми доверенностями к нотариусам все чаще обращаются банки и застройщики, которым необходимы доверенности на регистрационные действия в Росреестре.
Еще нотариальная доверенность, в том числе машиночитаемая, необходима для сделок, которые сами по себе требуют нотариальной формы. Например, когда это сделки с долями в недвижимости или уставном капитале ООО. Без нотариуса не обойтись и в ситуации, когда нужна доверенность с правом передоверия, документ составляется при участии рукоприкладчиков и переводчиков, а также в ряде других случаев.
Оформить машиночитаемую доверенность у нотариуса можно и тогда, когда это не является обязательным требованием закона. Например, нотариусы могут выпускать МЧД для взаимодействия компаний с налоговыми органами. Нотариус может удостоверить машиночитаемую доверенность как в конторе, так и на выезде. Тариф за МЧД не отличается от тарифа за удостоверение бумажной доверенности.
Напомним, до осени 2024-го организации еще могли обходиться без МЧД, однако с 1 сентября прошлого года их применение стало обязательным. МЧД пришли на смену большому количеству электронных подписей компаний, которыми пользовались разные сотрудники.
Теперь по закону электронную подпись с реквизитами юрлица может получить только человек, который имеет право действовать от его имени без доверенности. Например, генеральный директор или председатель правления. Остальные сотрудники должны подписывать документы цифровыми подписями физлица, а для подтверждения своих полномочий прикладывать МЧД, выданную руководителем компании либо удостоверенную нотариусом.
Безопасно и удобно
В нотариальных машиночитаемых доверенностях можно указывать различное количество представителей. Также при их создании можно указать рукоприкладчиков и переводчиков в качестве участников нотариального действия. Это актуально, например, для компаний, в которых генеральный директор — иностранец, не владеющий русским языком. Реализована возможность передоверия на основании ненотариальных МЧД и другое.
Сервисы продолжают совершенствоваться. Например, за последний год появилась возможность выпускать МЧД на филиалы или обособленные подразделения российских компаний. Также теперь можно создавать дубликаты МЧД в порядке передоверия, что помогает и ускоряет процесс, когда одному заявителю нужно получить большое количество таких документов.
В нотариальной МЧД есть метка времени — закодированная информация о дате и моменте подписания документа. То есть сделать его задним числом нельзя. Подписывается машиночитаемая доверенность усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, которая выдается только УЦ ФНС России.
Данные обо всех удостоверенных машиночитаемых доверенностях хранятся на серверах Единой информационной системы нотариата. Оперативно узнать об отмене нотариальной МЧД можно через сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Там же публикуются сведения о нотариальной отмене доверенностей в простой письменной форме.
С конца прошлого года сведения о нотариальной отмене МЧД автоматически отображаются также в сервисе ФНС. То есть у пользователей появились дополнительные возможности проверить действительность МЧД и не допустить совершения действий по отмененным доверенностям.
Напомним, проект по внедрению единого формата МЧД реализуется на базе совместной технологии Федеральной налоговой службы и Федеральной нотариальной палаты. ФНП участвует как в разработке единых форматов машиночитаемых доверенностей, так и в разработке классификаторов полномочий.
В перспективе единый формат машиночитаемых доверенностей, который будет приниматься госорганами, представителями бизнеса, кредитными и прочими организациями, упростит получение услуг или осуществление других юридически значимых действий в электронной форме для широкого круга участников гражданского оборота.
